完善律所知識管理體系，Alpha系統(tǒng)成為律所案件管理優(yōu)選
目前，知識管理已經(jīng)被越來越多的律所視為一項基礎(chǔ)性的工作，但具體怎么做好這項工作，行業(yè)還沒有形成成熟的經(jīng)驗，眾多的律所對知識管理的理解千差萬別。有人認為，知識管理就是將項目經(jīng)驗加以歸納總結(jié)，形成可記錄的載體留存；也有人將知識管理涉及的范疇進一步擴大，延伸到經(jīng)驗、認知以至于工作智慧的總和。隨著大量的律所開始借助Alpha系統(tǒng)開展知識管理，這項工作變得越來越具有條理性、統(tǒng)一性。
一些資深律師提出，知識管理的最佳方法就是完整地了解某類法律服務(wù)的成熟業(yè)務(wù)流程，形成統(tǒng)一化的模版，進而使得知識管理更加清晰。以建設(shè)工程訴訟為例，律所采用Alpha系統(tǒng)創(chuàng)建了《建設(shè)工程施工合同糾紛訴訟標準化指引（一審）》模板，其中包含有22個任務(wù)組，細化為234 項任務(wù)與1082個步驟，極為細致地對建設(shè)工程合同糾紛案件進行梳理，以標準化、流程化的作業(yè)方式保障案件質(zhì)量，進而提高團隊協(xié)作效率。這樣的工作方式尤其適用于復(fù)雜的大型建設(shè)工程施工合同糾紛訴訟。
在知識管理上，Alpha系統(tǒng)以更簡潔的操作步驟，直接給到律所體系化的服務(wù)方法和服務(wù)標準，避免了律師從零開始摸索知識體系的麻煩。律師還可以在這些項目模板的基礎(chǔ)上進行知識遷移和流程優(yōu)化。這樣，律所便能夠在短時間快速搭建高效率、標準化的服務(wù)流程體系和知識框架。
評判律所的知識管理成功與否的標準之一，就是文檔材料是否得到妥善的管理，。然而，傳統(tǒng)的方式很容易受到律所人員變動、律師個人歸檔習慣等因素的影響，導(dǎo)致寶貴的成果和重要資料流失。因此，資料管理應(yīng)當同時做到清晰歸檔和完整儲存。在這個過程中，必須將知識材料進行恰當分類，對律所而言就是要把案件項目作為知識分類的基礎(chǔ)線索。
有Alpha系統(tǒng)的助力，上述知識管理目標更容易達成。以律所為例，每接到一個訴訟案件，工作人員都會先在Alpha系統(tǒng)中新建項目，填寫完整的案件信息后，律師可以利用Alpha導(dǎo)入不同類型的訴訟模板。然后，在項目之下分類創(chuàng)建文件夾，將服務(wù)過程中產(chǎn)出的各類資料分類上傳進行有效管理，不僅可以為團隊提供協(xié)作辦案的平臺，實現(xiàn)案件文檔實時共享，還可以形成完整服務(wù)報告，提升客戶對律師工作的感知與滿意度。
Alpha系統(tǒng)體系化的知識管理流程，幫助律師在辦案時更好地管理材料，結(jié)案后更好地分類歸檔。推動律所在搭建知識管理體系時事半功倍！真正做到了讓技術(shù)為律所管理賦能。
